Сопроводительное письмо является формой делового этикета. Кроме несложного реестра передаваемых документов оно содержит советы по обращению с ними. Помимо этого, по регистрационным разрешённым можно определить сроки выполнения и факт отправки. Пример, как написать сопроводительное письмо к документам - смотрите в статье.
Как писать сопроводительное письмо к документам
Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации обрисованы в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.
Как верно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:
- на фирменном бланке;
- с указанием даты и регистрационного номера.
Рассмотрим подробнее пример сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы возможно разбить текст и какую данные в них отразить.
|
Раздел письма |
Краткое описание |
Пример |
|
Вступление |
Краткое содержание |
О направлении ответа на претензию |
|
Заголовок |
Тема, определяющая его цель |
Сопроводительное письмо передаваемых документов |
|
Обращение |
Конкретное обращение к начальнику, нужно адресное, с указанием имени и отчества |
Глубокоуважаемый Иван Иванович! |
|
Цель послания |
Краткая формулировка |
В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Контракте поставки. |
|
Основная часть |
Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, признательности и пр. |
По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. Со своей стороны информирую, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены вовремя, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными полностью. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес данные о своем решении. Высказываю Вам свою признательность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и сохраняю надежду на предстоящее сотрудничество. |
|
Заключение |
Список приложений. Вежливая подпись |
Приложения:
Начальник, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя. |
Пример сопроводительного письма к документам
Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять агентам, но и получать от них. Делопроизводителям фирм имеется суть создать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если агент предоставит пакет без пояснений. Такое обычно происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юрлиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота агент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет все данные.
Пример сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, созданный для заполнения агентом:
Чего показывать не нужно
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Не обращая внимания на то что послание не является независимой формой, допускать фамильярности при составлении не следует. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать ,и варианты их замены:
| Пример недопустимой формулировки | Следует писать |
| "Сохраняем надежду на скорую встречу" | "Сохраняем надежду на предстоящее сотрудничество" |
| "Приветствуем самого нашего любимого клиента" | "Глубокоуважаемый Иван Иванович!" |
| "В ответ на Ваше возмутительно необоснованное требование" | "В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н" |
| "Считаем сделанную Вами оценку очень безграмотной" | "Направляем подтверждение сроков и качества" |
| "Эксперты Вашей компании не хорошо разобрались в вопросе" | "Прошу ознакомиться с приложениями и дать ответ в установленные законодательством сроки" |
Кто подписывает письмо
Подписать обращение может начальник направления, менеджер, главбух, начальник организации. В этом случае следует соблюдать этику общения. В случае если текст содержит обращение к начальнику компании, то и подписать его должен равный по должности начальник. Следует также не забывать, что исполнение поручений начальник делегирует исполнителям. Исходя из этого при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в этом случае не является обязательной.
При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную либо при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко возможно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот либо другой момент.
Пример сопроводительного письма о направлении документов
Скачать
Бланк сопроводительного письма к документам
Скачать
Комментариев нет:
Отправить комментарий